În cadrul structurii administrative a Moldcoop, Direcția Servicii de Cancelarie și Protocol îndeplinește o funcție esențială de sprijin organizatoric și procedural, asigurând buna desfășurare a activităților de secretariat, arhivare, coordonare instituțională și control executiv. Prin natura sarcinilor sale, această direcție contribuie activ la funcționarea coerentă și eficientă a sistemului cooperatist, fiind un element de legătură între structurile de conducere și unitățile operative.

Cadrul juridic și normativ al activității

     Activitatea Direcției este guvernată de prevederile Statutului Moldcoop, legislația în vigoare a Republicii Moldova, precum și hotărârile adoptate de Congresele cooperației de consum, Biroul Executiv și Consiliul de Administrație al Moldcoop. În conformitate cu aceste reglementări, Direcția are responsabilitatea de a implementa și supraveghea respectarea actelor decizionale și administrative în întregul sistem.

Obiectivele și atribuțiile principale

     Direcția Servicii de Cancelarie și Protocol are în sarcină un spectru vast de activități organizatorice, administrative și metodologice, după cum urmează:

• Organizarea lucrărilor de secretariat și gestionarea procesului de evidență și control al implementării deciziilor organelor de conducere Moldcoop, precum și ale dispozițiilor președintelui Biroului Executiv;

• Administrarea registrelor de corespondență, ținerea evidenței scrisorilor și petițiilor adresate de membrii asociați și angajații cooperației de consum, precum și monitorizarea examinării și soluționării acestora în termenele legale;

• Organizarea instruirii și formării continue a specialiștilor din cadrul aparatului Moldcoop și al entităților componente ale sistemului, contribuind astfel la profesionalizarea resurselor umane și la creșterea eficienței administrative;

• Gestionarea dosarelor de personal, inclusiv întocmirea și actualizarea fișelor angajaților aparatului central, ale Comisiei de Cenzori și ale conducătorilor și contabililor-șefi din cadrul întreprinderilor Moldcoop;

• Coordonarea desfășurării adunărilor de dare de seamă și alegeri în cadrul structurilor de conducere și control ale sistemului cooperatist, în conformitate cu calendarul statutar și procedural;

• Elaborarea și actualizarea documentelor normative interne, inclusiv statute-cadru ale cooperativelor de consum și uniunilor acestora, regulamente, instrucțiuni, materiale de formare profesională și alte acte cu caracter organizatoric și metodologic;

• Optimizarea structurii organizatorico-manageriale a sistemului cooperației de consum, în vederea eficientizării proceselor administrative și a clarificării responsabilităților funcționale în cadrul entităților membre;

• Acordarea de asistență metodologică unităților cooperației de consum în organizarea activităților de cancelarie, în aplicarea corectă a normelor de lucru cu documentele și în respectarea prevederilor legale privind arhivarea;

• Gestionarea arhivei centrale Moldcoop, în conformitate cu prevederile Arhivei de Stat, prin activități de recepționare, prelucrare, păstrare și consultare a documentelor elaborate de structurile centrale ale Moldcoop, precum și oferirea de suport consultativ specialiștilor din sistem;

• Exercitarea controlului tematic asupra modului în care organizațiile și întreprinderile componente își organizează activitatea de secretariat și aplică hotărârile proprii, dar și cele adoptate de organele superioare ale Moldcoop;

• Convocarea de consfătuiri și seminare tematice, cu acordul Biroului Executiv, adresate personalului cu funcții de răspundere din cadrul organizațiilor sistemului, în vederea abordării unitare a temelor de competență specifice Direcției.

Rol strategic în sprijinul coeziunii instituționale

     Prin responsabilitățile sale variate și caracterul transversal al activităților desfășurate, Direcția Servicii de Cancelarie și Protocol susține integritatea proceselor interne, disciplina executivă și eficiența administrativă în cadrul Moldcoop. Este un punct nodal în gestionarea informației oficiale, în armonizarea procedurilor și în asigurarea unei comunicări instituționale eficiente între structurile de decizie și unitățile teritoriale.